DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., comunica a sus grupos de interés la Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual ha sido adoptada en cumplimiento del régimen legal vigente contenido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., identificada con Nit.800.224.447 – 2, conforme a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, desarrolla la presente política de privacidad, tratamiento y protección de datos personales, en cuanto a su recolección, almacenamiento y administración; que se reciban de los colaboradores, proveedores, clientes, usuarios, y en general, de toda persona natural titular de datos personales (de ahora en adelante “Clientes”).

 

DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., respeta la privacidad de cada uno de los clientes, y en general, de toda persona natural titular de datos personales, que suministren su información. DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. recibe información, la almacena de forma adecuada y segura. No obstante los clientes pueden consultar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o solicitar su eliminación. La información se recolecta, procesa y usa de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad de la misma.

 

DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., recopila información personal relacionada con los clientes con fines de consulta, procesamiento y uso, únicamente si éstos deciden voluntariamente registrar o suministrar la información y dan su autorización al respecto, reconociendo que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria, teniendo en cuenta las características habilitadas para tal propósito y las facultades de uso por parte de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., en los términos aquí establecidos y en el entendido que tal información hará parte de un archivo y/o base de datos. Los datos se recaudan especialmente para la efectiva prestación de los servicios en los que se enmarca el objeto social de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. que involucra la identificación de los clientes, el cumplimiento de disposiciones legales, compromisos contractuales y de otra índole, el suministro de información sobre las soluciones dispuestas y para el desarrollo de programas de fidelización.

 

DEFINICIONES. De acuerdo con la ley 1581 de 2012 se establecen las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

PRINCIPIOS

DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. se acoge a los siguientes principios establecidos en la ley:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, ‘ expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución.

En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Los clientes podrán acceder, modificar, actualizar o solicitar la supresión de la información suministrada en cualquier momento. Igualmente pueden solicitar la corrección y actualización de datos a través de los canales que disponga y publique para tal fin DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., así como revocar la autorización de contacto. Las solicitudes de consulta y los reclamos que interpongan los titulares de los datos personales, serán atendidas a través del Proceso de Servicio al Cliente, dentro de la debida oportunidad y agotando los procedimientos establecidos para tal fin.

La información suministrada no la utilizaremos, procesaremos o transferiremos más allá de los límites establecidos por la ley y lo consagrado en la declaración de consentimiento del cliente. Excepcionalmente, transferiremos o transmitiremos la información suministrada, únicamente a terceros autorizados y/o por requerimiento de autoridad competente.

Los datos personales en custodia de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. en su condición de responsable y/o encargado según el caso, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales.

FINALIDADES

Los datos personales en poder de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. serán tratados conforme las siguientes finalidades de carácter general:

-Para desarrollar y ejecutar las acciones que comprenden el objeto social de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., consistente en el diseño, fabricación, distribución y comercialización de todo tipo de muebles de exhibición para puntos de venta.

-Para agregar valor a la información personal que se recolecta, a través de diversos medios, de terceras personas, físicas y jurídicas, para la oferta de nuevos productos, promociones, actividades

-Para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones, contractuales o no, existentes con sus grupos de interés.

-Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de sus grupos de interés y/o transferencia o transmisión de datos a autoridades administrativas públicas y/o privadas que cuenten con la facultad para solicitarlos.

-Para la gestión comercial y relacionamiento con sus grupos de interés en relación con sus servicios y productos

-Para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades y publicidad asociada a su actividad u objeto social.

-Para el reporte, consulta y/o transmisión y/o transferencia de datos a operadores de información (tales como DATACREDITO, CIFIN Y/O COVINOC), y entidades que administran o manejan bases de datos con los mismos fines y agencias de información comercial dentro y fuera del territorio nacional, así como el cumplimiento, comportamiento como cliente y el manejo dado a cualquier tipo de obligaciones tales como las contractuales, crediticias y las relacionadas con los productos y/o servicios que ofrece DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. en general.

En cada proceso empresarial, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en el respectivo aviso de privacidad se informarán de forma previa las finalidades particulares; nombre o razón social y datos de contacto del responsable o encargado del tratamiento, y si el tratamiento se efectuará por un encargado (caso en el que tal encargado estará bajo la dirección de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. los derechos que le asisten al titular y los mecanismos dispuestos por DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. para dar a conocer la Política de Protección de Datos Personales.

Cualquier persona que haga parte de uno de los grupos de interés, en su condición de titular o legítimamente autorizado, en relación con tratamiento de sus datos personales tiene:

DERECHOS DEL TITULAR

De acuerdo con el artículo 8 de la ley estatutaria 1581 de 2012, el titular cuenta con los siguientes derechos:

-Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

-Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

-Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

-Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

-Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

– Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo al artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

PROCEDIMIENTOS PARA QUE EL TITULAR PUEDA EJERCER SUS DERECHOS.

CONSULTAS. Si el solicitante tuviere capacidad de formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. recopilará toda la información sobre el titular que este contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. y se la hará conocer al solicitante. De acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012, DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. en busca de que el titular o sus causahabientes puedan realizar consultas acerca del tratamiento al cual están siendo sometidos sus datos, pone a su disposición el correo electrónico basesdedatos@dipro.com.co, por medio del cual se atenderán dichas consultas. Estas solicitudes serán resueltas en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma; teniendo en cuenta que cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado especificando los motivos e indicando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá ser mayor a cinco días hábiles después del vencimiento del primer término.

RECLAMOS Y SOLICITUDES. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013. El titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo si consideran que la información que de ellos posee DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. debe ser corregida, actualizada o eliminada, si desea solicitar la revocatoria de una autorización previamente dada, o cuando haya un presunto incumplimiento de los deberes que tienen los responsables y/o encargados del tratamiento de la información. El reclamo se puede realizar por medio físico mediante una solicitud dirigida a DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., indicando en ella la identificación del titular, la descripción del motivo del reclamo, la dirección, y un anexo de los documentos necesarios para hacer valer el reclamo; o mediante la el correo electrónico basesdedatos@dipro.co.co. Si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes a la recepción del mismo, y si transcurridos dos meses desde la fecha del llamado al solicitante este no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido de realizar el reclamo. Si el reclamo es recibido por alguien que no es competente para dar solución será trasladado a quien corresponda en un plazo máximo de dos días hábiles, y se le informará al interesado de tal situación. DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. una vez recibido el reclamo completo, incluirá en su base de datos una leyenda que diga ¨reclamo en trámite¨, para lo cual tendrá un plazo máximo de dos días hábiles. El plazo máximo para dar solución al reclamo será de quince días hábiles, los cuales inician el día siguiente a la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El tratamiento de los datos personales que realiza DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. conforme esta política, se hará con base en la norma, procedimientos e instructivos adoptados por esta empresa para el cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de información personal.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del tratamiento de datos personales es DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. quien tendrá los deberes establecidos en el artículo 17 de la ley estatutaria 1581 de 2012, así:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

El Encargado del tratamiento de datos personales es FORSA S.A. quien tendrá los deberes establecidos en el artículo 18 de la ley estatutaria 1581 de 2012, así:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7. Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;
8. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

*En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

 

DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. solicitará a sus clientes la previa autorización de uso de sus datos. Dicha autorización se hará constar por medio de un documento generado por medio físico o electrónico, teniendo en cuenta que el medio elegido permita realizar consultas posteriores. De esta manera el titular tendrá conocimiento acerca del reclutamiento al cual están siendo sometidos sus datos y el uso que a estos se le dará; como también la manera en que puede ejercer sus derechos posteriormente, y ante quién lo puede hacer.

Conforme con las finalidades indicadas en este documento y sujeto a los procedimientos legales, cuando DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. transmita o haga transferencia de Datos, en los documentos que para el efecto se suscriban, exigirá la respectiva confidencialidad de los mismos, el cumplimiento de estas políticas, y precisará los fines para los cuales se transmiten o se transfieren. DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. podrá transferir e intercambiar Datos a las autoridades y entidades o persona jurídicas o naturales nacionales y extranjeras, información y documentación sobre productos, saldos, movimientos, información comercial, comportamiento en el cumplimiento de obligaciones contractuales y/o legales, manejo de productos o servicios, origen de recursos, accionistas y personas relacionadas o vinculadas, administradores y directivos, para fines legales y/o fiscales, de inspección, supervisión, cumplimiento y verificación de acuerdos internacionales gubernamentales o suscritos por DISEÑO INDSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S.. DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, así como con entidades y personas que participen en procedimientos legales cuando sea necesario para atender procesos jurídicos, realizar gestiones de cobranza, cumplir con las leyes vigentes, dar respuesta a solicitudes de autoridades nacionales y extranjeras, proteger las operaciones del Titular y de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. así como los intereses y derechos de éstos.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. Nit: 800.224.447 – 2 Domicilio: Avenida Carrera 72 # 95 – 51 Bodega 3 Bogotá, D. C. Correo Electrónico: basesdedatos@dipro.com.co Teléfono: (57) (1) 6240072

Nos reservamos el derecho de realizar cambios en esta política de privacidad en cualquier momento. Si hacemos un cambio importante en esta política de privacidad, le notificaremos publicando un aviso del cambio en la página www.dipro.com.co, según sea pertinente o requerido por la ley.

 

Para más información en nuestra política de privacidad, incluyendo consultas, quejas o disputas relacionadas con la recopilación y uso de su información o para ejercer sus derechos, puede contactarse al correo electrónico basesdedatos@dipro.com.co.

Toda modificación de la presente política se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y la misma entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los clientes, desde su publicación en la página web de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S. www.dipro.com.co

El cumplimiento de esta política es de obligatorio por parte de todos los colaboradores de DISEÑO INDUSTRIAL PROMOCIONAL DIPRO S.A.S., sus contratistas, terceros aliados, y demás personas encargadas.